Le module FACTURES permet de gérer efficacement vos factures en fonction de vos processus de vente. Il propose différents modes de facturation: facturation manuelle, à partir des bons de livraison, à partir des travaux en régie, des devis etc.

Une fois établie, la facture peut être diffusée de différentes manières et selon un mode associé au client. Aujourd'hui nous vous proposons un zoom sur la diffusion des factures client par mail.

La fiche client permet de définir un mode d'envoi par défaut et de l'utiliser ensuite pour faire, par exemple, un envoi de factures fin de mois. Il reste toujours possible d'utiliser un autre mode de transmission.

Lorsque l'on opte pour l'envoi des factures client par mail, il est nécessaire de paramétrer quelques informations dans la fiche client. Il est possible de définir un message qui alimentera le corps de l'email qui accompagne la facture.

L'envoi de facture par mail peut se faire selon 3 méthodes: 

Méthode 1: envoi de la facture courante

Depuis l'écran Facture, en cliquant sur le bouton 'Mail' il est possible d'envoyer la facture courante.

Méthode 2: envoi groupé des factures de code à code

Depuis l'écran Facture, il est possible d'éditer une liste de factures en renseignant le code de la facture à partir duquel la liste doit commencer et celui à partir duquel elle doit se terminer.

Méthode 3:  envoi des factures depuis l'écran d'accueil du module selon le mode d'envoi

Depuis l'écran d'accueil, il est possible de filtrer les factures en fonction du mode d'envoi et  de la période et d'en déclencher la diffusion. L'envoi des factures depuis l'accueil, par mode d'envoi, est une fonctionnalité particulièrement utile dans le cas de modes de transmission multiples (diffuser par mail une sélection de factures, éditer une sélection de factures, générer les PDFs pour chaque facture, etc...).  

Depuis le début de l'année 2023, HERAKLES permet de signer électroniquement les factures client à l'aide d'un certificat RGS*. L'édition PDF de la facture affiche le certificat avec possibilité de vérification par le destinataire. Ces factures signées peuvent ensuite être envoyées par email.

Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter.